Websysteme versenden ständig E-Mails an Ihre Nutzer. Auch die Website-Base liefert einige Features, die automatisiert E-Mails an Besucher und Verwalter der Webseite schicken, wie beispielsweise das Registrierungs- und Anmeldesystem, das Karriereportal und auch einige Formular-Finisher.

Um bei der großen Anzahl versandter Nachrichten die Übersicht behalten zu können und zusätzlich bei Bedarf mit wenig Aufwand Änderungen an den Vorlagen für automatisch generierte Nachrichten durchzuführen, enthält die Website-Base das Mail-Templates Modul.

Die Funktionen des Mail-Templates Moduls

Das Modul ist in zwei Funktionsbereiche unterteilt, zum einen die Mail-Queue zur Verwaltung ausgehender Nachrichten und zum anderen der Template Editor, mit dem Mustervorlagen für die Generierung der System-Mails bearbeitet werden können.

Die Mail-Queue

In der Mail-Queue werden alle Mails in chronologischer Reihenfolge gesammelt, die von Funktionen der Website-Base generiert wurden, wie zum Beispiel Eingangsbestätigungen bei Absenden einer Bewerbung über das Karriereportal der Website-Base. Die Mails werden dann je nach Konfiguration der Funktion entweder sofort oder durch einen geplanten Prozess zu einem späteren Zeitpunkt versandt. Dabei werden Prioritäten der Nachrichten beachtet, um eine Überlastung des Servers zu vermeiden.

Das Modul bietet verschiedene Filtermöglichkeiten, mit denen die Mails durchsucht werden können. Das ist nützlich, um beispielsweise bei Nachfragen eines Nutzers, der eine Bestätigungsnachricht vermisst, diese durch Anklicken eines Buttons innerhalb des Moduls erneut zu senden.

Die Inhalte einzelner Mails können hier ebenfalls betrachtet und bei Bedarf geändert werden.

Zur externen Verarbeitung der Mailing-Daten, beispielsweise zu Analysezwecken, können diese über das Modul als maschinenlesbare CSV-Datei exportiert werden.

Der Template Editor

Im Template Editor werden alle verwendeten E-Mail-Vorlagen bearbeitet. Um leichter die richtige Vorlage finden zu können, werden diese hier nach den Funktionen sortiert, welche sie verwenden. 

Da jede Erweiterung unterschiedliche Informationen für die Erstellung der Nachrichten verwendet, werden über dem Editor alle Informationen aufgelistet, die für das Erstellen der gewählten Vorlage zur Verfügung stehen, inklusive den dazugehörigen Markern (Variablen), Beispielen und einer kurzen Beschreibung des jeweiligen Markers. Um die Nutzung dieser Marker zu vereinfachen, wird ein Verwendungsbeispiel angezeigt.

Der eigentliche Editor steht darunter einmal für jede Sprache der Webseite zur Verfügung. Die Website-Base erkennt automatisch, in welcher Sprache die Funktion, welche die E-Mail versendet, aufgerufen wurde und nutzt die entsprechende Vorlage zum Erstellen der Nachricht.

Diese wird eben anhand der Eingaben in diesem Editor generiert. Die Eingabefelder hier gleichen im Wesentlichen den bekannten Eingabefeldern jedes normalen E-Mail-Programms und sind somit recht selbsterklärend. Der einzige Unterschied ist, dass hier statt konkreten Informationen für Namen, Mail-Adresse etc. die Marker eingetragen werden. Beim Erstellen einer Nachricht werden dann automatisch die korrekten Informationen anstelle der Marker eingesetzt.

Um zu testen, ob die vorgenommenen Änderungen korrekt funktionieren, kann eine Testnachricht mit Beispieldaten an eine beliebige Adresse gesendet werden.

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